ADMINISTRASI MADRASAH

Ruang Lingkup Administrasi  MAN  5 Pasaman Barat

 

 

A.  Ruang Lingkup Administrasi Madrasah

Administrasi madrasah merupakan suatu alat atau bantuan agar usaha sekolah dapat berjalan dengan lancar dan tujuannya dapat tercapai dengan baik, maka dalam mencapai tujuan tersebut sangat diperlukan adanya sekolompok orang (dua orang atau lebih), dalam rangka kerja sama dengan mempergunakan alat-alat yang diperlukan agar semua kegiatan yang dikerjakan dapat terarah sehingga tujuan dapat dicapai dengan berhasil dan berdaya guna.

Ruang lingkup administrasi madrasah pada dasarnya mencakup kegiatan administrasi manajemen dan kegiatan operatif manajemen dalam mewujudkan beban kerja administrasi tersebut. Adapun ruang lingkup administrasi sekolah tersebut, yaitu:

1.   Perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, koordinasi dan kontrol dalam         proses pembelajaran

2.  Tata usaha, perbekalan, kepegawaian, keuangan dan hubungan masyarakat dalam proses pembelajaran dan kesiswaan, yang memerlukan juga kegiatan perencanaan, pengeorganisasian, pengarahan, koordinasi dan kontrol.

3.  Kepemimpinan sekolah yang terdapat secara inplisit di dalam kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengawasan dan kontrol. Di samping itu terdapat pula secara implisit didalamya kegiatan tata usaha.

4.   Supervisi sekolah yang merupakan kelanjutan dari kegiatan kontrol dan khusus tertujuan pada guru dalam melaksanakan proses pembelajaran. Supervisi sekolah yang diselenggarakan oleh kepala sekolah atau supervisior khusus pada dasarnya merupakan kegiatan pembinaan guru agar berkerja lebih baik sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi

Berdasarkan ruang lingkup administrasi sekolah seperti dikemukan di atas, yang di

dalam prakteknya sulit untuk dipisahkan, namun secara teoritis dapat dikembangkan sebagai berikut.

 

1. Administrasi kesiswaan

Administrasi kesiswaan menunjukan kepada pekerjaan atau kegiatan-kegiatan pencatatan  siswa,  sejak  dari  proses  penerimaan  sampai  siswa  meninggal  sekolah karena sudah tamat mengikuti pendidikan, atau dengan kata lain “Administrasi siswa dapat mengatur segala suatu mengenai siswa, sejak perencanaan, seleksi, penerimaan, penepatan diberbagai kelas, mutasi perpindahan, bimbingan, penilaian , pelaporan dan lain-lain”

Semua kegiatan administrasi siswa ditujukan kepada pemeliharaan hak dan kewajiban siswa sebagai anggota masyarakat sekolah, yakni hak mendapat tempat dan fasilitas serta mendapat  bantuan  dan  bimbingan, hak  menerima pelajaran.  Sedangkan  kewajiban  siswa adalah mentaati semua peraturan wajib hadir pada waktu yang telah ditentukan, wajib mengikuti ulangan, memenuhi iuran dan lain sebagainya.

Hal ini sesuai dengan pandangan baru dalam pendidikan yang mengutamakan perkembangan anak didik sebagai pribadi dalam masyarakat, di samping itu ada keyakinan lain yang menunjukan bahwa dewasa ini semakin meningkatnya populasi sekolah yang dapat menyebabkan tugas dan tanggung jawab Kepala Sekolah beserta staf mencakup lebih banyak kegiatan dan pelayanan yang diberikan kepada siswa-siswa, supaya berlangsungnya proses pembelajaran secara efektif dan efesien sesuai dengan kebutuhan masing-masing.

Tugas-tugas guru dalam pelaksanaan administrasi kesiswaaan adalah sebagai berikut:

a.   Masalah yang berhubungan dengan kehadiran murid di sekolah;

b.   Penerimaan, orientasi, klarifikasi, dan penunjukan murid kepada kelas  dan   program

      studi;

c.  Evaluasi dan pelaporan kemajuan murid;

d. Supervisi program-program bagi murid yang mempunyai kelalaian, seperti program perbaikan dan pengarahan luar biasa;

e.   Pengendalian disiplin murid;

f.   Program bimbingan dan penyuluhan;

g.   Program kesehatan dan keamanan;

h.   Penyesuaian pribadi, sosial emosional dari murid.

Dari kutipan di atas jelas bahwa tugas seorang guru di sekolah bukan hanya mengajar di  depan  kelas  saja,  tetapi  kegiatan  yang  berlangsung  di  sekolah  guru  ikut  terlibat  di dalamnya. Dalam kaitan ini, khusus dalam bidang administrasi kesiswaan, guru mempunyai tugas sejak dari proses penerimaan sampai kepada tamatnya siswa di sekolah tersebut.

 

2. Administrasi proses belajar-mengajar

Proses belajar mengajar merupakan kegiatan utama di lingkungan suatu sekolah, dan memberikan ciri khas yang membedakan dengan organisasi kerja yang lain. Oleh karena itu, proses  belajar  mengajar  harus  dikelola  secara  berdaya  dan  berhasil  guna,  agar  sekolah mampu mencapai tujuannya.

Setiap usaha harus diwujudkan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan, begitu juga dengan proses belajar mengajar harus bisa diarahkan dalam rangka pencapaian tujuan pendidikan dengan efektif dan efesien. Dengan demikian keberhasilan sekolah sangat ditentukan oleh pelaksanaan administrasi proses belajar mengajar dalam suatu sekolah.

Administrasi   proses   belajar   mengajar   dapat   juga   diartikan   dengan   “Usaha pengendalian realisasi kurikulum yang memungkinkan siswa mencapai tujuan sekolah secara berdaya guna”.

Berdasarkan kutipan di atas pelaksanaan administrasi proses belajar mengajar lebih ditekankan  pada  realisasi  atau  penjabaran  kurikulum,  yang  meliputi  kegiatan-kegiatan sebagai berikut:

a.   Menyusun program pengajaran dengan Garis-garis Besar Program Pembelajaran (GBPP)

dalam kurikulum yang berlaku;

b.   Menyusun model satuan pelajaran beserta pembagian waktunya (kadang-kadang disebut sebagai persiapan mengajar);

c.   Merencanakan dan melaksanakan program evaluasi pendidikan (tes formatif, test sumatif dan Evaluasi Belajar Tahap Akhir (EBTA) atau EBTANAS (yang sekarang diistilahkan dengan Ujian Akhir Sekolah (UAM) dan Ujian Akhir Nasional (UAN);

d.   Memberikan bimbingan belajar kepada siswa;

e.   Melancarkan pembagian tugas dan penjadwalan lainnya;

f.   Mempertimbangkan perbaikan kurikulum untuk disesuaikan dengan kondisi setempat

Dengan membuat program-program kegiatan mengajar seperti di atas, segala kegiatan dapat  terlaksana  sesuai  dengan  rencana  yang  telah  ditetapkan.  Maka  program  belajar mengajar akan berjalan dengan lancar, sehingga tujuan yang ingin dicapai akan berhasil dengan baik.

 

3. Administrasi perbekalan

Perbekalan sekolah menyangkut dengan sarana dan prasarana yang bersifat fisik/material, oleh karena itu pengelolaannya disebut juga administrasi material atau administrasi barang. Proses pengelolaannya akan menyentuh fungsi manajeman administratif dan manajemen operatif, manajemen administratif mengandung makna bahwa:

Pemeliharaan,   pengadaan,   pemakaian   dan   penghapusan   sarana   dan   prasarana   harus direncanakan, diorganisir, dikoordinasi dan dikontrol. Sedangkan fungsi manajemen operatifdalam   pengadaan,   pemiliharaan,   pemakian   dan   penghapusan   sarana   dan   prasarana memerlukan kegiatan penataan usahaan, penyediaan keuangan ditetapkan penanggungjawabnya dan dikomunikasi-kan.

Sehubungan dengan uraian di atas sarana dan prasarana yang terdapat di sekolah dapat dibagi dalam dua kelompok yaitu:

a.   Sarana dan prasarana edukatif, yakni segala sesuatu yang bersifat fisik, diperlukan untuk menyelenggarakan proses belajar mengajar secara berdaya dan berhasil guna

b.   Sarana  dan  prasarana  non-edukatif,  yakni  segala  sesuatu  yang  bersifat  fisik  yang digunakan untuk menunjang pelaksanaan program sekolah, baik yang berhubungan langsung dengan proses belajar mengajar mapun tidak.

Dari sudut lain, sarana dan prasarana atau barang-barang yang terdapat di sekolah yang memerlukan administrasi perbekalan dapat dibedakan sebagai berikut:

a.   Benda-benda habis pakai, yakni peralatan yang dapat habis dalam waktu relatif singkat

bilamana dipergunakan, seperti karbon, kertas, kapur tulis dan lain-lain;

b.   Bahan yang dapat bertahan lama, yaitu peralatan yang dapat dipergunakan terus menerus atau jangka waktu yang cukup lama, seperti kursi dan meja kerja, bangku murid, papan tulis, papan penggumuman dan lain-lain.

 

Persoalan pokok  dalam  administrasi  perbekalan  adalah pengadaan  peralatan  yang diperlukan agar dapat dipergunakan dalam waktu yang tepat. Dalam administrasi perbekalan harus  dilaksanakan,  dikembangkan  dan  ditertibkan sistem  inventarisasi  terhadap  seluruh peralatan yang dimiliki oleh suatu organisasi.

Berdasarkan uraian di atas dapat dipahami bahwa administrasi merupakan kegiatan atau  usaha-usaha  untuk  mengadakan,  memelihara  dan  mengkoordinasikan  barang-barang atau bahan-bahan yang dimiliki oleh organisasi sekolah Ripita Makhdalena  megatakan: Administrasi perbekalan dapat diartiakn sebagai usaha pelayanan dalam bidang material dan fasilitas kerja lainnya bagi personal dalam suatu kerja lingkungan suatu organisasi guna meningkatkan  efesiensi  dan  efektivitas  kerja.  Dengan  kata  lain  administrasi  perbekalan berupa usaha pengadaan, pengaturan dan pemeliharaan alat pembantu yang diperlukan dalam melakukan kegiatan pencapain tujuan.

Berdasarkan kutipan di atas jelas bahwa administrasi perbekalan sebagai usaha pelayanan dalam bidang-bidang material dan fasilitas kerja. Dengan demikian tujuan sekolah yang ingin dicapai akan berhasil dengan baik.

 

4. Admnistrasi keuangan

penyelenggaraan kegiatan dilingkungan suatu organisasi kerja, baik yang bersifat manajemen administratif maupun manajemen operatif sebagai diantaranya memerlukan sejumlah dana. Kegiatan pengelolaan dana memerlukan pula kegiatan perencanaan, pengorganisasian, bimbingan dan pengarahan, kontrol dan bahkan keadministrasian.

Sehubungan dengan itu administrasi keuangan dapat diartikan sebagai berikut:

a.   Administrasi   keuangan   dalam   arti   luas,   yang   mengandung   pengertian   tertentu kebijaksanaan keuangan dalam pengadaan dan penggunaan agar turwujud kegiatan yang tepat bagian pencapaian tujuan.

b.   Administrasi keuangan dalam arti sempit, yang mengandung pengertian proses-proses pencatatan penerimaan dan pengeluaran uang dalam membiayai kegiatan dan peralatan yang diperlukan dan disebut juga administrasi pembukuan atau tata usaha keuangan.

Dari kutipan di atas, dimengerti bahwa yang dimaksud dengan administrasi keuangan adalah suatu kegiatan pengelolaan keuangan secara sah dan efesien, karena setiap perwujudan kerja sama melalui suatu organisasi selalu mempunyai konsekwensi keuangan.

5. Administrasi personil madrasah

Manusia merupakan unsur atau faktor terpenting dalam setiap organisasi kerja, termasuk juga di madrasah, karena personil madrasah adalah semua orang yang bergabung dalam suatu kerja sama pada suatu sekolah untuk mencapai tujuan sekolah yang telah ditetapkan sebelumnya.

Personil  dalam suatu organisasi kerja termasuk individu-individu sebagai manusia yang unik dan merupakan faktor yang perlu dikelola serta dilayani, agar secara bersama-sama bersedia mewujukan pekerjaan atau kegiatan-kegiatan yang terarah pada penyampaian tujuan. Di madrasah tugas mengelola dan melayani para personil yang terdapat di lingkugannya merupakan tanggungjawab kepala sekolah dan staf pembatunya.

Administrasi personil yang menyangkut pengelolaan dan pelayanan pada personil di sekolah dapat dibedakan sebagai berikut:

a.   Administrasi personil dalam arti luas merupakan kegiatan mendaya gunakan personil agar volume dan beban kerja di madrasah dapat diwujudkan secara berdaya dan berhasil guna. Rangkaian kegiatan itu sebagai proses dimulai dari perencanaan personil, pengorganisasian, bimbingan dan pengarahan, koordinasi dan kontrol terhadap pertumbuhan dan kemampuan kerja personil di sekolah.

b.   Administrasi personil dalam arti sempit adalah pelaksanaan kegiatan tata usaha yang yang mengandung makna pelayanan terhadap personil dalam memperoleh hak, sesuai dengan kedudukan atau posisinya masing-masing.

Dari kutipan di atas jelas bahwa yang dimaksud dengan personil madrasah adalah tenaga guru (edukatif) dan tenaga administrasi (non-edukatif), tidak termasuk siswa. Di lingkungan sekolah negeri, para personil tersebut berstatus sebagai pegawai negeri yang dalam pengelolaan dan pelayanan telah ditetapkan sebagai ketentuan, baik yang menyangkut kedudukan pegawai negeri secara umum maupun yang khusus dalam kedudukan sebagai guru yang memangku jabatan fungsional di bidang pendidikan.

Administrasi personil tersebut mencakup segala usaha untuk memanfaatkan dan kesanggupan yang dimiliki petugas dengan sebaik-baiknya, seefektifan dan seefesien mungkin, agar usaha kita dapat berjalan lancar dan tujuan dapat tercapai secara optimal. Prinsipnya adalah penepatan dan penggunaan “the right man in the right place”. Kegiatan- kegiatannya meliputi seleksi penepatan, orientasi, bimbingan, pengembangan, mencakup juga masalah kesejahteraan pegawai”.

Dari kutipan di atas jelas bahwa yang dimaksud dengan administrasi personil adalah suatu  usaha atau  rangkaian kegiatan  dalam  rangka mendaya  gunakan  personil  yang  ada dengan segala potensinya, agar tujuan yang ingin dicapai dapat diwujudkan secara berhasil dan berdaya guna. Dan yang dimaksud dengan personil sekolah adalah guru-guru, pegawai administratif, kepala sekolah dan penjaga sekolah.

 

6.       Administrasi kurikulum

Administrasi kurikulum merupakan salah satu bidang dari pada administrasi pendidikan di sekolah. Seperti diketahui bahwa kurikulum dilaksanakan disetiap tingkat sekolah menurut yang telah ditetapkan dan disediakan sebelumnya. Kelancaran pelaksanaan kurikulum sangat tergantung pada keteraturan pengelolaan administrasi kurikulum itu sendiri, sebagaimana dikatakan oleh Metriadi, S.pd bahwa “Administrasi kurikulum mengatur dan mengurus semua masalah edukatif di sekolah.

Dari kutipan di atas dapat dipahami bahwa administrasi kurikulum merupakan suatu usaha yang mengurus masalah kegiatan pembelajaran pada suatu lembaga pendidikan. Dalam hal ini, tentunya sekolah. dengan tujuan agar guru-guru dapat mengajar dengan baik dan muridnya dapat  pula belajar  dan  menerima pelajaran  dengan  sempurna,  sehingga tujuan pendidikan sebagaimana telah ditetapkan dapat dicapai dengan efektif dan efesien.Kurikulum merupakan suatu usaha untuk merangsang gairah belajar anak-anak, baik di sekolah maupun di luar sekolah, sebagaimana dikatakan oleh Waka Kurikulum bahwa “Kurikulum adalah seluruh usaha sekolah untuk merangsang anak belajar baik di dalam kelas maupun  di  halaman  sekolah”. Pendapat  tersebut  didukung  pula  oleh  Suhardi  Nasution, mengatakan bahwa:

Kurikulum mencakup sesuatu kegiatan dan pengalaman yang dihayati anak atas pimpinan sekolah, termasuk segala sesuatu yang dapat digunakan dalam lingkungan tanggungjawab sekolah, jadi kurikulum menurut pandangan baru lebih luas isinya dari pada sejumlah mata pelajaran.

Berdasarkan statemen di atas dapat pahami bahwa kurikulusm tidak saja terdiri dari kesimpulan mata pelajaran saja, melainkan mencakup keseluruhan kegiatan yang berlangsung dalam lembaga pendidikan formal/sekolah, dengan cara merangsang anak didik sehingga tercapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

 

 

B.  Ruang Lingkup Kegiatan MAN 5 Pasaman Barat

     1.   Ruang Lingkup Kegiatan Bidang Kurikulum

Dalam pelaksanaan program kurikulum telah disusun beberapa kegiatan sebagai berikut:

I.  Kegiatan Umum

1. Penyusunan Dokumen K-13

a.  Pembentukan Tim Pengembangan Kurikulum

 b. Lokakarya

2. Penyusunan Kalender Pendidikan

3. Perencanaan dan Pembagian Kelas serta penjurusan /peminatan

4. Pembagian Tugas Mengajar

5. Pembagian Tugas Tambahan ( Tim Kurikulum, Wali Kelas, Kepala Labor, Piket, Panitia Ujian dan Panitian kegiatan akademik lainnya)

6. Penyusunan Jadwal Mengajar dan Jadwal Piket

7. Penyusunan Program dan Perangkat pembelajaran

      a.  Program Tahunan

b. Program Semester

c.  Analisis SK – KD

d. Penentuan KKM

e.  Silabus

f.  RPP

g. Bahan Ajar/ Modul

h. Program Remedial dan Pengayaan

i.  Program Penilaian

 

II.  Kegiatan Belajar Mengajar

 

1.   Mengumpulkan laporan Nilai Harian (NH.1, NH.2 dan NH.3)

2.   Pencapaian target kurikulum/ daya serap siswa

3.   Pelaksanaan monitoring kegiatan belajar mengajar

4.   Merekap kehadiran guru

5.   Mengoptimalkan tugas guru piket

6.   Perencanaan Penilaian Kinerja Guru

7. Perencanaan Supervisi kelas bersama Kepala Sekolah

8. Membentuk kelompok belajar dibimbing oleh guru pembimbing akademik untuk kelas XII

9. Membentuk kelas binaan persiapan olympiade untuk kelas X dan XI

 

III.  Evaluasi

1. Pelaksanaan Evaluasi Pembelajaran

a.   Ulangan Harian

b.   Ulangan Tengah Semester

c.   Ulangan Akhir Semester

d.   Ulangan Kenaikan Kelas

e.   Ujian Akhir Madrasah ( UAM)

 

IV. Laporan Pendidikan

      1. Pengumpulan Nilai

a.   Nilai Harian 1, 2 dan 3

b.   Nilai Tengah Semester

c.   Ekstrakurikuler

d.   Nilai Semester

e.   Ujian Akhir

2. Laporan Hasil Belajar

a.   Penyerahan rapor

3.  Laporan Sukses Ujian Sekolah

4.   Laporan Sukses UTBK

2.   Ruang Lingkup  Kesiswaan

Ruang lingkup kegiatan bidang kesiswaan  adalah sebagai berikut:

1.    Penerimaan Siswa Baru (PSB)

2.    Pembinaan Organisasi Kesiswaan (OSIS)

3.    Peningkatan disiplin dan tata tertib siswa

4.    Pembinaan pengembangan diri (Ekstrakulikuler)

5.    Pelaksanaan K5 di lingkungan madrasah

6.    Peringatan hari-hari besar Nasional dan Agama

7.    Tahfidz

8.    Literasi

9.    Program sholat Duha dan Zuhur berjamaah

10.  Program muhadharah setiap jum’at

11.  Pelaksanaan upacara bendera

3.   Ruang Lingkup Kegiatan Bidang Humas

Ruang lingkup kegiatan bidang humas  adalah sebagai berikut:

1.     Melakukan   relasi   sosial  dengan   komite  sekolah  dan   masyarakat  desa diwilayah  Kabupaten  Pasaman Barat  dalam  bentuk  kerjasama  dua  arah